05.10.2018

Звіт про виконання плану розвитку архівної справи в районі за 9 місяців 2018 року архівним відділом Ширяївської райдержадміністрації (ф.201).

1. Архівний відділ забезпечує збереженість та державний облік документів НАФ.

1.1.3. Оправлення та підшивка документів з паперовою основою архівним відділом проводились по фондам:

Макарівська сільська рада – 7 справ

Старомаяківська сільська рада – 6 справ

Жовтнева сільська рада – 9 справ

Катерино-Платонівська сільська рада – 3 справи

Осинівська сільська рада – 4 справи

Миколаївська сільська рада – 6 справ

Всього –  35 справ   

1.6. Картонування документів в архіві  проводилося, закартоновано справи:  

Саханська сільська рада – 38 справ

Старомаяківська сільська рада – 59 справ

Управління АПК Ширяївської райдержадміністрації – 5 справ

Управління Держпродспоживслужби – 17 справ

Макарівська сільська рада – 24 справи

Ширяївська райдержадміністрація – 115 справ

Всього – 258 справ

1.7. Проведена перевірка наявності та стану документів по фондам:

Макарівська сільська рада – 1969-2010р. – 242 справи

Старомаяківська сільська рада – 1972-2013р. – 298 справ

Жовтнева сільська рада – 1972-2011р. – 214 справ

Миколаївська сільська рада – 1972-2006р. – 214 справ

Катерино-Платонівська сільська рада – 1972-2014 р. – 189 справ

Осинівська сільська рада – 1971-2011р. – 80 справ

 Всього  перевірено  1237  справ. 

2.2. Удосконалення та перевірка описів по фондах не проводились.

2.3. Не проводилась каталогізація по фонду Ширяївської районної державної адміністрації.

3.1. Протягом 9 місяців 2018 року прийнято на державне зберігання управлінської документації  –  461 од. зб. За описами 9 фондів :

 

               Назва фондів

       Роки

Одиниць збереження

Саханська сільська рада

2011-2017

97

Старомаяківська сільська рада

2009-2013

63

Управління АПК Ширяївської райдержадміністрації

2016-2017

5

Управління держпродспоживслужби у Ширяївському районі

2016-2017

17

Макарівська сільська рада

2011-2016

24

Григорівська ЗОШ І ст..

1981-2018

12

Ширяївська районна державна лабораторія ветеринарної медицини

2004-2015

2

Ширяївська районна державна адміністрація

2011-2014

115

Ширяївська районна рада

2012-2015

86

Всього

 

461

 

           3.2. Протягом 9 місяців 2018 року було впорядковано документи управлінської документації та схвалено описи  на ЕПК, всього – 610 од. зб.:

 

Назва фондів

Роки

№1

№2

 Новоандріївська сільська рада

 2012-2015

50

8

Вікторівська сільська рада

2014-2016

39

15

Бранкованівська сільська рада

2014-2016

38

5

Катерино-Платонівська сільська рада

2014-2016

12

20

Ширяївська селищна рада

2016-2017

94

 

Макарівська сільська рада

2014-2016

12

11

Макарівська сільська рада

(опис № 3),

(опис № 4)

 

1994-2012

    1961-2014

 

6

          84

 

Управління АПЕР Ширяївської райдержадміністрації

2016-2017

5

 

Старомаяківська сільська рада

2012-2017

88

19

Саханська сільська рада

2014-2017

59

9

Саханська сільська рада

(опис № 4)

1998-2017

22

 

Григорівська ЗОШ І ст..

1981-2018

12

 

Ширяївська районна державна лабораторія ветеринарної медицини

2004-2015

2

 

Всього

 

523

87

 

3.2.2. Протягом 9 місяців    2018 року було погоджено з ЕПК описів з особового складу –  1432 од. зб.:

Назви  організацій

Роки

Справ з особового  складу

№ 1-О/С

 Справ з особового  складу

№ 2-О/С

Новоадріївська сільська рада 

2012-2015

4

 

Вікторівська сільська рада

2014-2016

6

 

Бранкованівська сільська рада

2014-2016

3

 

Катерино-Платонівська сільська рада

2014-2016

6

 

Макарівська сільська рада

2012-2016

5

 

 

1982-2016

 

13

Старомаяківська сільська рада

2012-2017

8

 

Саханська сільська рада

2014-2017

8

 

ТОВ «Агрофірма «Україна»

2000-2005

21

 

СТОВ «Ольга»

2012-2016

6

 

СТОВ «Діоніс»

2003-2004

7

 

Відділ освіти, молоді та спорту Ширяївської РДА

1965-2015

1301

 

Ширяївська селищна рада

2016-2017

6

 

Григорівська ЗОШ І ст..

1985-2018

7

 

Ширяївська районна державна лабораторія ветеринарної медицини

1967-2018

31

 

Всього

 

1419

13

 

          Погоджено з ЕПК: номенклатури справ – 8.

Комунальний заклад «Дитяча музична школа» ,

Відділ освіти, молоді та спорту Ширяївської селищної ради,

Сектор культури та туризму Ширяївської селищної ради

Відділ освіти, культури та молодіжної політики Ширяївської райдержадміністрації,

Служба у справах дітей Ширяївської райдержадміністрації,

Фінансове управління Ширяївської райдержадміністрації

Ширяївська районна державна адміністрація,

Управління охорони здоров’я, материнства та соціального захисту населення Ширяївської райдержадміністрації

Погоджено з ЕПК інструкцій з діловодства – 1.

Управління Державної казначейської служби України у Ширяївському районі Одеської області

3.5.1.Перевірки (всього – 4) стану діловодства та архівної справи  проводились:

Макарівська сільська рада (тематична – 1, 21.02.2018р.);

Катерино-Платонівська сільська рада (тематична – 16.05.2018);

Ширяївська райспоживспілка (тематична – 08.06.2018);

Ширяївська районна рада (тематична – 04.09.2018).

 

 

3.5.3. Архівним відділом не  проводились  семінари-навчання.  

 

4.1. Ініціативне інформування було підготовлено архівним відділом:   

1) про необхідність  покращення  матеріальної бази архівного відділу і надано голові райдержадміністрації.      

4.2. Протягом  9 місяців 2018 року не  надходили  тематичні  запити.

Запитів соціально-правового характеру надійшло та виконано

227 запити, з позитивним результатом – 210. На особистому прийомі звернулися  7 громадян.

4.3. В районній газеті «Промінь» архівний відділ статтю протягом

 9 місяців не друкував.

5. Зміцнення матеріальної бази архіву – не проводилось.

 

 

 

 

Начальник  архівного відділу                                             С.Я.Косс

 

 

 

20.09.2018 р.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                                                                          Форма 209

 

Звіт

про роботу архівного відділу Ширяївської

райдержадміністрації за  9 місяців 2018 року

 

  1. 1.     Основні організаційні заходи.

 

1.2. Проводяться заходи щодо виконання законів України, указів та розпоряджень Президента України, наказів Держкомархіву України, розпоряджень районної державної адміністрації стосовно архівної справи та діловодства.

 

1.4. Засідання колегій в архівному відділі не проводяться, проводилось 5 (п’ять) засідань експертної комісії архівного відділу  протягом 9 місяців  2018 року:        23.03.2018 року, 01.06.2018 року, 24.07.2018 року, 10.08.2018 року, 14.09.2018 року.

1.5. Нормативно-правових актів, у т.ч. тих, що підлягають державній реєстрації, архівним відділом не розроблялося.

1.6. Архівним відділом проведено 4 перевірки архівних підрозділів підприємств, установ і організацій, які являються джерелами комплектування архіву: Макарівська сільська рада (тематична – 1, 21.02.2018 р.);

Катерино-Платонівська сільська рада (тематична – 16.05.2018);

Ширяївська райспоживспілка (тематична – 08.06.2018);

Ширяївська районна рада (тематична – 04.09.2018).

1.7. Архівним відділом не проведено  семінар-навчання протягом

9 місяців 2018 року.

  1.8. Підготовлено  звіт архівного відділу за  9 місяців 2018року .

 

2.Забезпечення збереженості     та    державний  облік документів Національного архівного фонду.

2.1. В архівному відділі забезпечується збереженість та державний облік документів НАФ. Поліпшення умов зберігання документів не проводилося. Умови зберігання документів – задовільні, але більше 40% документів не закартоновані, немає коробок. Матеріально-технічна база архіву дуже слабка. Немає охоронної сигналізації, приміщення   опалювалося електрообігрівачем (лише робоча кімната), немає   коробок.    

Архівним відділом проводиться робота по поповненню  та збереженню архівно-культурної спадщини району.. У сховищі постійно проводиться контроль  за температурно-вологісним режимом та фізичним станом документів. Приміщення не опалюється, взимку температура в  архівосховищі та робочій  кімнаті нижче норми.

2.2. За 9 місяців  2018 року до архівного відділу було прийнято документи Національного архівного фонду  всього: - 461 од.зб. -   9 фондів .

               Назва фондів

       Роки

Одиниць збереження

Саханська сільська рада

2011-2017

97

Старомаяківська сільська рада

2009-2013

63

Управління АПК Ширяївської райдержадміністрації

2016-2017

5

Управління держпродспоживслужби у Ширяївському районі

2016-2017

17

Макарівська сільська рада

2011-2016

24

Григорівська ЗОШ І ст..

1981-2018

12

Ширяївська районна державна лабораторія ветеринарної медицини

2004-2015

2

Ширяївська райдержадміністрація

2011-2014

115

Ширяївська районна рада

2012-2015

86

Всього

 

461

 

2.3. Документів історико-культурної спадщини та документів іноземного походження, що стосуються історії України, протягом  9 місяців  2018 року  не було виявлено.

3. Створення та розвиток науково-довідкового апарату до документів Національного архівного фонду.

3.1. Протягом 9 місяців  2018 року впорядковано документи установ, підприємств, організацій району за описами №1, № 2, №3, № 4 -  всього 610 од. зб.:

Назва фондів

Роки

№1

№2

 Новоандріївська сільська рада

 2012-2015

50

8

Вікторівська сільська рада

2014-2016

39

15

Бранкованівська сільська рада

2014-2016

38

5

Катерино-Платонівська сільська рада

2014-2016

12

20

Ширяївська селищна рада

2016-2017

94

 

Макарівська сільська рада

2014-2016

12

11

Макарівська сільська рада

(опис № 3),

(опис № 4)

 

1994-2012

    1961-2014

 

6

          84

 

Управління АПЕР Ширяївської райдержадміністрації

2016-2017

5

 

Старомаяківська сільська рада

2012-2017

88

19

Саханська сільська рада

2014-2017

59

9

Саханська сільська рада

(опис № 4)

1998-2017

22

 

Григорівська ЗОШ І ст..

1981-2018

12

 

Ширяївська районна державна лабораторія ветеринарної медицини

2004-2015

2

 

Всього

 

523

87

 

Описано документи з особового складу підприємств, установ, організацій району: всього – 1432 од.зб.

Назви  організацій

Роки

Справ з особового  складу

№ 1-О/С

 Справ з особового  складу

№ 2-О/С

Новоадріївська сільська рада 

2012-2015

4

 

Вікторівська сільська рада

2014-2016

6

 

Бранкованівська сільська рада

2014-2016

3

 

Катерино-Платонівська сільська рада

2014-2016

6

 

Макарівська сільська рада

2012-2016

5

 

 

1982-2016

 

13

Старомаяківська сільська рада

2012-2017

8

 

Саханська сільська рада

2014-2017

8

 

ТОВ «Агрофірма «Україна»

2000-2005

21

 

СТОВ «Ольга»

2012-2016

6

 

СТОВ «Діоніс»

2003-2004

7

 

Відділ освіти, культури та молодіжної політики

1965-2016

1301

 

Ширяївська селищна рада

2016-2017

6

 

Григорівська ЗОШ І ст..

1985-2018

7

 

Ширяївська районна державна лабораторія ветеринарної медицини

1967-2018

31

 

Всього

 

1419

13

 

Проведено перевірку наявності та стану документів по фондам   архіву:

 

Макарівська сільська рада – 1969-2010р. – 242 справи

Старомаяківська сільська рада – 1972-2013р. – 298 справ

Жовтнева сільська рада – 1972-2011р. – 214 справ

Миколаївська сільська рада – 1972-2006 р. – 214 справ

Катерино-Платонівська сільська рада – 1972-2014 р. – 189 справ

Осинівська сільська рада – 1971-2011 р. – 80 справ

Всього  перевірено  1237  справ. 

 

Удосконалення та переробка описів за  9 місяців 2018 року  не проводилась. 

 

 

3.2. Підготовкою довідково-інформаційних видань  протягом

9 місяців  2018року архівний відділ не займався.

 

3.3. Впровадження автоматизованих інформаційно-пошукових систем в архіві не проводиться. 

 

4. Формування  Національного архівного фонду.

4.1. На погодження з архівним відділом  подавались підприємствами, установами, організаціями району, які являються джерелами комплектування,    номенклатури справ –  8

Комунальний заклад «Дитяча музична школа» ,

Відділ освіти, молоді та спорту Ширяївської селищної ради,

Сектор культури та туризму Ширяївської селищної ради,

Відділ освіти, культури та молодіжної політики Ширяївської райдержадміністрації,

Служба у справах дітей Ширяївської райдержадміністрації,

Фінансове управління Ширяївської райдержадміністрації,

Управління охорони здоровя, материнства та соціального захисту населення Ширяївської райдержадміністрації,

Ширяївська районна державна адміністрація

 

Інструкція з діловодства – 1

Управління Державної казначейської служби України у Ширяївському районі Одеської області

 

 4.2. Проводились перевірки (всього – 4) стану діловодства та архівної справи на підприємствах, установах та організаціях, які знаходяться в зоні комплектування архіву:

Макарівська сільська рада (тематична – 1, 21.02 2018 р.)

Катерино-Платонівська сільська рада (тематична – 16.05.2018);

Ширяївська райспоживспілка (тематична – 08.06.2018);

Ширяївська районна рада (тематична – 04.09.2018).

4.4. Архівним відділом не проводився  семінар-навчання протягом

 9 місяців 2018 року.  

 

5. Використання інформації документів НАФ.  

5.2.Протягом 9 місяців  2018 року тематичні семінари та зустрічі з громадськістю не проводилися.

5.3. Дослідники в читальному залі архіву не працювали, іноземні користувачі теж. Облаштовано місце для читання та вивчення документів для дослідників та користувачів.

5.4. Документів, якими б користувалися в читальному залі, не видавалось.

5.5. Над підготовкою збірників документів архівний відділ .за

9 місяців 2018 року не працював.

 5.6. Документів НАФ, які підлягають розсекреченню, в архівному відділі немає.

5.7. На виконання та поліпшення організації роботи із зверненнями громадян проводиться своєчасний, у визначений термін розгляд звернень громадян.  Інформаційно-пошукові системи обліку звернень громадян не ведуться, контроль за вирішенням порушених в них питань ведеться в журналі.

5.8. До архівного відділу  за 9 місяців   2018 року  надійшло  та  виконано 227 запитів соціально-правового характеру, з них про підтвердження трудового стажу для призначення пенсій на пільгових умовах – 7, про обрання депутатом - 0, про приватизацію земельної ділянки - 56, про підтвердження трудового стажу - 38, про перейменування організацій - 94 та інші.

5.12. Архівний відділ співпрацює з редакцією районної газети „Промінь”, протягом 9 місяців 2018 року статтю не опубліковано ..  

5.13. Протягом 9 місяців  2018 року до архівного відділу не  надходили    тематичні  запити ..

5.14. Протягом 9 місяців 2018 року в запитах соціально-правового характеру переважала тематика:

- про підтвердження трудового стражу, членство в колгоспах,

- рішення про приватизацію земельних ділянок,

- про перейменування організації .

5.15. Документів по генеалогії в архівному відділі немає і запитів з такою тематикою не надходило.

 

 

 

Начальник архівного відділу                                           С.Я.Косс

 

 

 

20.09.2018 р.