17.07.2018

Звіт про роботу архівного відділу Ширяївської районної державної адміністрації за І півріччя 2018 року.

      Архівний відділ Ширяївської районної державної адміністрації є структурним підрозділом районної державної адміністрації, що утворюється головою районної державної адміністрації, підзвітний та підконтрольний голові районної державної адміністрації та Державному архіву області.

     Відділ у своїй роботі керується Конституцією України, Законами України, актами Президента України та Кабінету Міністрів України, наказами Держкомархіву, розпорядженнями голови обласної та районної держадміністрацій, наказами директора Державного архіву області, а також Положенням про архівний відділ.

 

1. Архівний відділ забезпечує збереженість та державний облік документів Національного Архівного Фонду.

Протягом І півріччя 2018 року проводились оправлення та підшивка документів з паперовою основою по таким фондам:

Макарівська сільська рада  – 7 справ

Старомаяківська сільська рада – 6 справ

Жовтнева сільська рада – 9 справ

Всього –  22 справи 

Також протягом І півріччя 2018 року проводилося картонування документів, закартоновано справи сільських рад:

Саханська сільська рада – 38 справ

Старомаяківська сільська рада – 59 справ

Управління АПК Ширяївської райдержадміністрації – 5 справ

Управління Держпродспоживслужби – 17 справ

Всього –  119 справ

 

      У І півріччі 2018 році була проведена перевірка наявності та стану документів по фондам: 

Макарівська сільська рада – 1969-2010р. – 242 справи

Старомаяківська сільська рада – 1972-2013р. – 298 справ

Жовтнева сільська рада – 1972-2011р. – 214 справ

Всього  перевірено  754  справи. 

Протягом І півріччя 2018 року прийнято на державне зберігання  –  182 од. зб. за описами 4 фондів :

 

               Назва фондів

       Роки

Одиниць збереження

Саханська сільська рада

2011-2017

97

Старомаяківська сільська рада

2009-2013

63

Управління АПК Ширяївської райдержадміністрації

2016-2017

5

Управління Держпродспоживслужби у Ширяївському районі

2016-2017

17

Всього

 

182

 

       Також протягом І півріччя 2018 року було впорядковано документи управлінської документації та схвалено описи  таких організацій: 596 од. зб.:

 

Назва фондів

Роки

№1

№2

Новоандріївська сільська рада

 2012-2015

50

8

Вікторівська сільська рада

2014-2016

39

15

Бранкованівська сільська рада

2014-2016

38

5

Катерино-Платонівська сільська рада

2014-2016

12

20

Ширяївська селищна рада

2016-2017

94

 

Макарівська сільська рада

2014-2016

12

11

Макарівська сільська рада

(опис № 3),

(опис № 4)

 

1994-2012

    1961-2014

 

6

          84

 

Управління АПЕР Ширяївської райдержадміністрації

2016-2017

5

 

Старомаяківська сільська рада

2012-2017

88

19

Саханська сільська рада

2014-2017

59

9

Саханська сільська рада

(опис № 4)

1998-2017

22

 

Всього

 

509

87

 

 

 

Протягом І півріччя 2018 року було погоджено з ЕПК Держархіву описів з особового складу – 87 од. зб.:

Назви  організацій

Роки

Справ з особового  складу

№ 1-О/С

 Справ з особового  складу

№ 2-О/С

Новоадріївська сільська рада 

2012-2015

4

 

Вікторівська сільська рада

2014-2016

6

 

Бранкованівська сільська рада

2014-2016

3

 

Катерино-Платонівська сільська рада

2014-2016

6

 

Макарівська сільська рада

2012-2016

5

 

 

1982-2016

 

13

Старомаяківська сільська рада

2012-2017

8

 

Саханська сільська рада

2014-2017

8

 

ТОВ «Агрофірма «Україна»

2000-2005

21

 

СТОВ «Ольга»

2012-2016

6

 

СТОВ «Діоніс»

2003-2004

7

 

Всього

 

74

13

 

Погоджено з ЕПК: номенклатури справ – 3.

Комунальний заклад «Дитяча музична школа» ,

Відділ освіти, молоді та спорту Ширяївської селищної ради,

Сектор культури та туризму Ширяївської селищної ради

 

      Протягом  І півріччя 2018 року до відділу надійшло та виконано

142 запити соціально-правового характеру, з позитивним результатом – 127.  

 

         Архівним відділом було розроблено Положення про архівний відділ райдержадміністрації, Положення про ЕК, Посадову інструкцію начальника архівного відділу райдержадміністрації.

        Архівним відділом було розроблено та затверджено розпорядження районної державної адміністрації № 88/А-2018 року «Про графік погодження номенклатури справ, впорядкування та передачі документів організацій, підприємств, установ в архівний відділ на 2018 рік. Відповідно до графіка   описи справ сільських рад, що ліквідовані та перейшли до громади: Саханської сільської ради, Осинівської сільської ради та Макарівської сільської ради впорядковані та затверджені Державним архівом Одеської області. Справи постійного зберігання Саханської сільської ради передані на зберігання до архівного відділу, справи Осинівської та Макарівської сільських рад готуються до передачі в архівний відділ райдержадміністрації. До кінця 2018 року повинні впорядкувати та передати до архівного відділу райдержадміністрації:

      Ширяївська районна державна адміністрація: 2011-2013 роки, Ширяївська райспоживспілка: 2013 рік, Новоєлизаветівська сільська рада: 2011-2017 роки.

      Також надано методичну допомогу в упорядкуванні справ, складанні описів справ та прийнято документи від Управління агропромислового та економічного розвитку Ширяївської районної державної адміністрації та Управління Держпродспоживслужби у Ширяївському районі та прийняті від них на постійне зберігання. Надано методичну допомогу СТОВ «Ольга» у підготовці до передачі справ архівному відділу та КУ «Трудовий архів».

 

      Складено список юридичних осіб – джерел формування НАФ, які передають документи до архіву. Список буде постійно уточнюватись у зв’язку з тим, що проходить децентралізація: сільські ради об’єднуються в громади, ліквідовуються або реструктуризуються установи.

 

Потребують негайного впорядкування (зі списку № 1):

ПСП «Світанок», ПСП «Маяк», СТОВ «Батьківщина», ТОВ «Прогрес Плюс», Агрофірма «Мар’янівська», фінансовий відділ Ширяївської районної державної адміністрації, Ширяївська центральна районна лікарня, Ширяївська районна державна адміністрація, Управління державної казначейської служби України у Ширяївському районі.

 

       В архівному відділі зберігаються виключно документи НАФ. Станом на 01.06.2018 року зберігаються документи 125 фондів, з них – 53 фонди періоду незалежності.

Станом на 01.06.2018 року зберігається 14286 од.зб.

 

Приміщення архівного відділу складається зі сховища, кімнати для зберігання документів та робочої кімнати.

-         Архівосховище – 42 кв.м

-         Кімната для зберігання документів – 6 кв.м (разом із КУ «Трудовий архів»)

-         Робоча кімната – 10 кв.м (разом із КУ «Трудовий архів»)

Читальний зал відсутній.

 

        Архівний відділ орендує приміщення в Ширяївському відділенні Великомихайлівського об’єднаного управління Пенсійного фонду України. Архівосховище не обладнано охоронною сигналізацією. Протипожежна сигналізація встановлена. В наявності – 3 (три) вогнегасники, при необхідності  - 9 (дев’ять).

 

       Загальна протяжність стелажного обладнання – 121 пог.м (по звіту), у тому числі – 49 пог.м – дерев’яні полиці. Ступінь загруженості – 100% - на 128 пог.м.

Прийнято та лежить на підлозі, підвіконні, на столах – потреба – 15 пог.м.

До кінця поточного року – потреба 50 пог.м.

 

       Матеріальні умови архівного відділу не покращуються. Розробляється регіональна Програма «Архів – захист історичної пам’яті в Ширяївському районі на 2018-2019 роки»